Пълно ръководство за QuickBooks за Mac: инсталиране, настройка и разширена употреба

Ако работите с Mac и трябва да поддържате счетоводството си да работи като часовник, ето едно практично ръководство за това как да накарате QuickBooks да работи за вас от самото начало. Ще обясня как да инсталирате, активирате, конфигурирате, поддържате и, ако е необходимо, поправите инсталацията. както на macOS, така и на неговия еквивалент за Windows, тъй като много компютри работят и с двете системи ежедневно.

Фокусът е върху QuickBooks Desktop за Mac и облачната алтернатива, QuickBooks Online, с ясен, директен и лесен подход. Идеята е да ви даде добър старт и да избегнете изненади с данните си. благодарение на резервните копия, добре конфигурираните разрешения и организираните процедури.

Какво е QuickBooks Desktop и защо си струва да го използвате на Mac?

QuickBooks Desktop е ветеран и надежден счетоводен софтуер, предназначен за малки и средни предприятия, фрийлансъри и финансови отдели, които се нуждаят от ред в продажбите, покупките, банковото дело, данъците и заплатите. На Mac се откроява със своята стабилност, производителност и пълен контрол върху локалната инсталация.Това е нещо, което много компании предпочитат пред 100% облачни решения.

Ако не сте сигурни кое издание да изберете, обикновено ще откриете, че Pro, Premier или Enterprise е най-подходящо, в зависимост от размера и сложността на вашия бизнес. Изборът на правилното издание от самото начало избягва ненужни миграции в бъдеще. и предоставя функции като инвентаризация, потребителски контрол или разширени отчети, когато наистина имате нужда от тях.

За тези, които работят с гъвкавост и разпределени екипи, QuickBooks Online е много солидна алтернатива. В допълнение към ключовите функции на настройката на фирмата, сметкоплан, клиенти и доставчици, фактури, сметки, отчети и заплатиПозволява ви да работите отвсякъде, само с браузър.

Контролен списък преди монтаж: 10 проверки

Прекарването на пет минути във валидиране на средата ви ви спестява часове борба с грешки по-късно. Подгответе тези неща, преди да се докоснете до монтажника и ще избегнете задръстванията

1. Системни изисквания: Проверете на официалния уебсайт на Intuit, че вашата версия на macOS, RAM памет и налично пространство са съвместими с изданието QuickBooks Desktop for Mac, което ще инсталирате; ако работите с Windows, проверете също процесора, .NET и зависимостите.
2. Бизнес нужди: Помислете дали ще използвате инвентаризация, проекти, аналитични отчети или множество потребители едновременно. Това ще определи подходящото издание.
3. Правилна редакция: Pro, Premier или Enterprise в зависимост от обема и оперативната сложност. Приемането му веднага предотвратява травматични промени.
4. Лиценз на ръка: Запазете номера на продукта и номера на лиценза за активиране. Съхранявайте ги на сигурно и безопасно място.
5. Потребители и разрешения: Определете кой влиза и в каква роля: собственик, счетоводител, администрация и т.н. Контролът на достъпа е от съществено значение.
6. Предишно резервно копие: Архивирайте важна информация преди инсталиране или актуализиране. Доказаната резервна копие е вашата предпазна мрежа.
7. стабилна връзка: Ще ви е необходим интернет, за да изтеглите, валидирате лиценза и да приложите корекции.
8. Разрешение на администратор: Инсталирайте с привилегирован акаунт на macOS (и на Windows, ако е приложимо).
9. Предишни версии: Ако ще надграждате, проверете съвместимостта и използвайте съветника за мигриране за файла на вашата компания.
10. Основна формация: Ако това е първият път, в който използвате счетоводен софтуер, прегледайте терминологията и работните процеси. Официалните учебни ресурси на QuickBooks са много полезни.

Ако обмисляте разходите и възвръщаемостта на инвестициите в онлайн опцията, разгледайте този ресурс: Цена и рентабилност в QuickBooks Online. Това ще ви помогне да разберете моделите на абонамент и възвръщаемостта на инвестициите..

Поетапна инсталация на Mac (и еквиваленти на Windows)

Инсталацията е лесна, ако следвате реда. Не затваряйте съветника и не изключвайте връзката, докато всичко не е завършено за да се избегнат непълни файлове.

1. Проверете съвместимостта: Отидете на официалната страница за вашето издание и потвърдете, че вашата macOS, RAM памет и свободно място отговарят на изискванията (в Windows проверете също процесора и компонентите).
2. Закупете лиценза: Закупете го от Intuit или оторизиран дистрибутор, изберете броя на потребителите и съхранявайте продукта и лиценза внимателно.
3. Изтеглете инсталатора: От вашия Intuit акаунт изтеглете инсталатора за Mac (или инсталатора за Windows, ако е приложимо). Уверете се, че сте избрали правилната платформа.
4. Стартирайте инсталатора: На Mac отворете .dmg файла и плъзнете QuickBooks в „Applications“ (Приложения); на Windows щракнете двукратно върху .exe файла и следвайте инструкциите на съветника.
5. Приемете договора: Без приемане на условията, процесът не продължава в никоя система.
6. Тип инсталация: Express, за да сте на сигурно място, или Custom, ако трябва да променяте опциите (особено в Windows). Ако се съмнявате, Express е по-добър..
7. Въведете лиценза: Внимателно запишете номерата на продуктите и лицензите точно както са посочени на касовата бележка.
8. населено място: В macOS се намира в „Приложения“; в Windows можете да оставите пътя по подразбиране, за да улесните бъдещите актуализации.
9. Изчакай да свърши: Оставете го да копира и регистрира компоненти без прекъсване. Това може да отнеме няколко минути.

Когато сте готови, щракнете върху Затвори/Готово. На Mac отворете QuickBooks от Launchpad или Applications. Първото пускане може да отнеме малко повече време за подготовка на средатаАко искате официална документация, ето ръководството за потребителя на Mac: Изтеглете PDF.

Ръчно деинсталиране и преинсталиране на QuickBooks Desktop

Когато нещо не работи правилно, е необходимо да се поправи или да се извърши чисто преинсталиране. Прочетете целия процес, преди да започнете, и направете резервно копие на файловете на вашата компания. за да се избегне плашене.

Деинсталиране на програмата

• Windows: Натиснете Windows + R, въведете „Контролен панел“ и натиснете Enter. Отидете на „Програми и функции“ > „Деинсталиране на програма“, изберете вашата версия на QuickBooks Desktop и изберете „Деинсталиране/промяна“. Следвайте инструкциите.
• Ако опцията не се показва в Windows: Излезте и влезте отново с администраторски акаунт. Високите привилегии са задължителни.
• MacOS: Затворете QuickBooks, отворете Finder > Applications (Приложения) и плъзнете QuickBooks в кошчето. След това отидете на Go (Отиди) > Go to Folder (Отиди в папка) и отметнете ~/Library/Application Support/ и ~/Library/Preferences (Предпочитания), за да премахнете всички останали файлове на Intuit/QuickBooks, ако поддръжката го препоръчва; изпразнете кошчето.

След деинсталиране, рестартирайте. Рестартирането изчиства замръзналите процеси и освобождава заключванията преди повторно инсталиране.

Преименуване на папки (Windows) или почистване на остатъчни файлове (Mac)

• Windows: Използвайки File Explorer, намерете папките на QuickBooks и ги преименувайте със суфикса .old, за да наложите нови пътища по време на преинсталирането. Типични пътища:

1. C:\\ProgramData\\Intuit\\QuickBooks (година)
2. C:\\Потребители\\(потребител)\\AppData\\Local\\Intuit\\QuickBooks (година)
3. C:\\Program Files\\Intuit\\QuickBooks (година)
4. C:\\Program Files (x86)\\Intuit\\QuickBooks (година) в 64 бита

• MacOS: За цялостно почистване, проверете ~/Library/Application Support/Intuit/ и ~/Library/Preferences/ и преместете всички свързани файлове в кошчето, както е указано от поддръжката. Внимавайте да не изтриете .qbw файла си, ако вашата компания се намира там..

Ако видите грешката „Достъпът е отказан при преименуване на папката“ (Windows)

• Отворете диспечера на задачите с Ctrl + Shift + Esc.
• В „Процеси“ сортирайте по име и потърсете: QBDBMgrN.exe, QBDBMgr.exe, QBCFMonitorService.exe, Qbw32.exe.
• Завършете всеки процес и приемете предупреждението. Ето как премахвате блоковете за преименуване.

Като проверка на състоянието на системата е препоръчително периодично да преглеждате дали вашият счетоводен софтуер се нуждае от актуализация на платформата или версията. Ранното откриване на признаци на промяна предотвратява проблеми с производителността и съвместимостта.

чисто преинсталиране

• Физически носител: Ако имате DVD/USB устройство, поставете го и следвайте инструкциите на инсталатора.
• Официално изтегляне: Ако покупката ви е онлайн, влезте в акаунта си в Intuit и изтеглете точната версия за вас. Винаги използвайте официалния източник..
• По време на съветника въведете номера на продукта и лиценза точно както се показват.
• Изберете конфигурацията, която отговаря на вашата среда, и щракнете върху Инсталиране.
• Когато приключите, отворете QuickBooks. На Windows сървъри отворете диспечера на сървъра на базата данни за споделяне на фирмени файлове.

Активиране на QuickBooks

• Отворете QuickBooks.
• Отидете на Помощ > Активиране на QuickBooks Desktop.
• Следвайте инструкциите на съветника, за да потвърдите информацията си и да завършите активирането. Без активиране някои функции са ограничени..

Първоначална настройка на Mac: компания, сметкоплан и ключова информация

След инсталирането и активирането е време да положите основите. Отворете съветника за настройка на фирма и попълнете името на фирмата, данъчния номер, данъчния режим, валутата и предпочитанията. Колкото по-фино го направите, толкова по-качествени ще бъдат вашите доклади..

Адаптирайте сметкоплана към вашите операции: продажби, разходи, банки, активи и пасиви, с подсметки, когато се нуждаете от детайлност. QuickBooks се справя с леснотата на счетоводните йерархииЗатова се възползвайте от възможността да отразите реалността си.

Импортирайте или създайте база данни с клиенти и доставчици. Можете да качите CSV файл или да въведете данните ръчно. Попълнете условията за плащане, NIF/CIF и адресите за ускоряване на фактурирането и съгласуванията.

Конфигурирайте данъци и номериране на документи: ставки на ДДС, удръжки, шаблони за фактури и оферти. В macOS тези предпочитания са удобно групирани в менюто на приложението. Коригирането на това от самото начало избягва по-късни корекции..

Първи стъпки: фактури, покупки, банки и отчети

За да генерирате фактури, да регистрирате услуги или продукти, да дефинирате цени и данъци и да издавате фактури от Клиенти > Създаване на фактура. Активирайте автоматични напомняния за плащане, ако те ви помагат с управлението на финансите. и добавете вътрешни бележки, където е уместно.

В „Покупки и задължения към доставчици“ запишете фактурите на доставчиците, разпределете правилните разходи и определете датите на падеж. Графикът за плащане ви спестява допълнителни такси и бързи плащания в последния момент.

Банковото сверяване е основата на доброто счетоводство. Свържете банката си, ако е налична интеграция, или импортирайте извлечения в съвместим формат. Маркирайте транзакциите, добавяйте бележки и сверявайте поне веднъж месечно.

Разгледайте подробни отчети: печалба и загуба, баланс, паричен поток, стареене на вземанията и други. Персонализирайте по дата, разходен център и филтри и запазете любимите си. Наличието на повтарящи се отчети само на един клик разстояние ускорява процеса на приключване..

Ако управлявате ведомост за заплати, проверете правното покритие във вашия регион и интегрирайте необходимите допълнения. Проверете спазването на данъчното законодателство преди да изчислите заплатите и удръжките.

Добри практики и поддръжка

Правете редовни резервни копия на фирмения си файл (.qbw) и запазете версия извън вашия Mac (външен диск или криптиран облак). Доказана резервна копие е вашата застраховка срещу бедствия..

Поддържайте QuickBooks актуален. На Mac можете да проверявате за актуализации от самото приложение; на Windows програмата за актуализиране ще ви уведоми, когато го отворите. Актуализирането отстранява грешки и подобрява съвместимостта.

Работи с ограничени потребители и разрешения. Ограничава чувствителните функции и записва кой какво е направил и кога. Контролът на промените улеснява одитите и проследимостта.

Документира ключови процеси: издаване на фактури, одобряване на покупки, съгласувания и приключване на сделки. Вътрешното ръководство предотвратява зависимостта от един човек. и опростява болничните и ваканциите.

QuickBooks Online: облачна алтернатива и обучителни ресурси

Ако предпочитате да не инсталирате нищо и да имате достъп до него отвсякъде, QuickBooks Online е много популярен вариант, особено в САЩ и Канада. Предлага настройка на фирмата, сметкоплан, клиенти и доставчици, фактури, касови бележки, отчети и ведомости за заплати. Наред с други функции.

Предлага се обучение на испански език с двойна терминология (английски-испански), което улеснява ученето, ако работите с двуезични интерфейси. Обикновено включва достъп до примерна компания и, като бонус, добре форматирани PDF материали. Водената практика значително ускорява кривата на обучение..

Освен това има курсове по испански език с физическа подкрепа. Например, онлайн видео курс по испански език на QuickBooks е достъпен в Amazon в USB формат, който включва и справочно ръководство. Ако закупите целия пакет, ръководството е включено.което ви спестява необходимостта да го купувате отделно.

Заседнали сте? Официална поддръжка и помощ

Когато срещнете грешки при инсталирането, активирането или употребата, започнете с официалната база знания и форуми на QuickBooks. Ако имате нужда от директна помощ, справочната документация ви насочва към телефонна поддръжка на +1-802-778-9005 и имейл support@ebetterbooks.com.В редки случаи, молбата за помощ може да ви спести часове.

Класическо обучително съдържание (фокусирано върху Windows Pro/Premier)

Голяма част от историческите обучителни материали за QuickBooks са създадени за Windows, със специален фокус върху по-ранните версии на QuickBooks Pro и Premier (напр. 2011 г.), така че екраните и инструкциите може да се различават, ако използвате различно издание. Това съдържание не обхваща QuickBooks Online или QuickBooks Pro за Mac.но счетоводните му принципи остават полезни.

Общи учебни цели

• Създайте нова компания в QuickBooks и я стартирайте.
• Адаптирайте предварително дефинирания сметкоплан към реалните нужди на компанията.
• Отваряне и управление на записите на всички балансови сметки.
• Съгласувайте банкова сметка в QuickBooks.
• Следете транзакциите с кредитни карти.
• Издавайте фактури на клиентите и управлявайте цикъла им на събиране.
• Генерирайте поръчки за продажби, когато цикълът го изисква.
• Изпращайте извлечения от сметки на клиенти с непогасени салда.
• Записвайте колекциите и подготвяйте банкови депозити.
• Издавайте чекове и разпределяйте суми по съответните сметки за разходи.
• Работа със сметки за активи и пасиви в системата.
• Регистрирайте фактури в задълженията си и планирайте плащанията.
• Създавайте и персонализирайте отчети и диаграми.
• Запазвайте документи и отчети в PDF формат.
• Експортиране на отчети в Microsoft Excel.
• Конфигурирайте инвентара и регистрирайте готовите продукти.
• Управлявайте преобразувания на мерни единици.
• Разберете наличните функции за изплащане на заплати.
• Създавайте и управлявайте бюджети или оферти.
• Контролирайте времето и пробега на проекта.
• Персонализирайте формуляри за продажби.
• Създавайте писма в Microsoft Word, използвайки данни от QuickBooks.

Кой трябва да присъства

Идеалният профил е някой, който умее да използва клавиатура и мишка и има основни познания за средата на Windows (например Windows 2000 или други версии). Предназначен е за тези, които желаят да документират финансовата дейност на малкия бизнес.Той обхваща банково дело, активи, пасиви, инвентар, данъци и клиенти. Не е типичен счетоводен курс: той предполага, че имате основни познания по счетоводна терминология и счетоводство.

предпоставки

• Познаване на Windows 2000 (или други версии).
• Основни познания за счетоводните принципи и терминология.
• Разбиране при четене на английски език на начално ниво.

Съдържание по глави

Глава 1: Стартиране

• Въведение в QuickBooks и философия на употреба.
• Навигиране в интерфейса.
• Основната счетоводна информация, от която се нуждаете.
• Показатели за измерване на рентабилността на бизнеса.
• Как да намерите помощ, докато работите.
• Затворете QuickBooks правилно.
• Превключване между файлове на компанията.
• Използване на файловия мениджър на QuickBooks.

Глава 2: Подготовка на QuickBooks

• Създайте нова компания в QuickBooks.
• Въведете данните на фирмата.
• Персонализирайте QuickBooks според вашия бизнес.
• Организирайте счетоводството на компанията.
• Завършете настройката на фирмения файл.
• Затворете сигурно фирмения файл.

Глава 3: Работа със списъци

• Как работят списъците в QuickBooks.
• Редактирайте сметкоплана.
• Управлявайте списъка с клиенти и свързаните с тях задачи.
• Работа с Центъра за служители.
• Работа с Центъра за доставчици.
• Добавете персонализирани полета.
• Управление и поддръжка на списъци.

Глава 4: Банкови сметки

• Издайте чек от QuickBooks.
• Използвайте банкови записи.
• Поставете ръкописен чек.
• Прехвърляйте средства между сметки.

Глава 5: Други ключови клиенти

• Допълнителни типове акаунти в QuickBooks.
• Проследяване на кредитна карта.
• Управление на активи.
• Управление на сметката за пасив.
• Разбиране на сметките на собствения капитал.

Глава 6: Запис на продажбите

• Използване на формуляри за продажби.
• За правилно попълване на формуляр за продажба.
• Създайте нов сервизен елемент.
• Управлявайте събиранията от просрочени клиенти.
• Обработвайте поръчки за продажби.
• Контрол на чакащи поръчки.

Глава 7: Събиране и депозити

• Записвайте плащанията на клиентите.
• Приложете плащания към открити фактури и направете депозити.

Глава 8: Доставчици и плащания

• Управление на задълженията към доставчици.
• Използване на QuickBooks за продажби.
• Въвеждане на фактура от доставчик.

Глава 9: Финансов анализ

• Отчети и диаграми, за да разберете бизнеса си.
• Създаване на бързи отчети.
• Създавайте и персонализирайте предварително зададени отчети.
• Запазвайте отчетите като PDF файлове.
• Отпечатване на отчети.
• Експортиране на отчети в Excel.

Глава 10: Инвентаризация

• Активирайте функцията за инвентаризация.
• Регистрирайте инвентарните артикули.
• Управление на поръчките на продукти.
• Разписка за инвентаризация.
• Въведете фактурата за инвентара.
• Ръчни корекции на запасите.
• Проследяване на готовите продукти.
• Използване на мерни единици.

Глава 11: Данъци върху продажбите

• Общ преглед на проследяването и плащането на данък върху продажбите.
• Конфигурирайте QuickBooks за управление на данъци.
• Приложете данък към продажба.
• Определете данъчното задължение за продажбите.
• Издайте чек до съответния данъчен орган.

Глава 12: Заплати

• Общ преглед на проследяването на заплатите.
• Конфигурация на функционалността за изплащане на заплати.
• Данни за заплатите на служителите.
• Изпълнение на цикъл на изплащане на заплати.
• Мониторинг на задълженията за данъци върху заплатите.
• Плащания на данъци, свързани със заплатите.

Глава 13: Бюджети и фактуриране

• Създавайте задачи/проекти и оценки.
• Напишете оценка.
• Управлявайте множество оценки.
• Генерирайте фактура от оферта.
• Доклади за оценки.
• Актуализирайте състоянието на заданията.

Глава 14: Проследяване на времето

• Как да се записва времето, прекарано по проекти.
• Фактурирайте клиента за прекараното време.
• Отчети по проекти за време и други анализи.
• Конфигурирайте елементи за измерване на времето на собствениците или партньорите.
• Плащане на неслужещи лица за отработено време.

Глава 15: Формуляри и писма

• Относно формулярите на QuickBooks.
• Персонализиране на фактури.
• Дизайн на персонализиран шаблон.
• Приложете дизайн към всички формуляри.
• Използване на писма от QuickBooks.

Глава 16: Многовалутен режим

• Работа с множество валути.
• Многовалутна конфигурация.
• Купувайте и продавайте в множество валути.

Критерии за оценяване

Частично 1	20 точки
Частично 2	20 точки
Последен изпит	20 точки
Седмични задачи	40 точки
Минимална посещаемост	80%

Обща информация за курса

продължителност: 16 часа. Дни: Понеделник и сряда | Вторник и четвъртък | Събота. Работно време: 6:00 до 10:00 | 09:00 до 01:00 Той включва: учебник, закуски, виртуална класна стая и сертификат.

С всичко горепосочено, вече имате картата, която да инсталирате на вашия Mac, да коригирате компанията, да управлявате фактури, покупки, банки и отчети, както и да извършвате ремонти или преинсталации, ако е необходимо. С правилна подготовка, редовни резервни копия и известна дисциплина, QuickBooks се превръща в първокласен съюзник за вашето счетоводство..